Die hohe Zahl der täglich anfallenden Geschäftsvorfälle in allen Unternehmensbereichen im Versandhandel erfordert ein Softwaresystem, das durch sein Design grundsätzlich auf einen hohen Durchsatz ausgerichtet ist. Neben dem Datendurchsatz ist der rationellen Erfassung bzw. teilweisen Automatisierung von Vorgängen einen hohen Stellenwert einzuräumen. Im günstigsten Fall ist zwar z. B. die Auftragserfassung mit Eingabe der Kundennummer, Artikelnummern und gewünschter Menge bereits erledigt. Neben dem täglichen Massengeschäft können jedoch auch komplexe Einzelvorgänge vorkommen, die in ihrem vollen Umfang bearbeitet und abgebildet werden müssen. Die Kombination von Vertrieb sowohl an private Endverbraucher als auch an  kommerzielle Wiederverkäufer mit individuellen Rabatten sei hier als Beispiel genannt.

Einen wesentlichen Beitrag für eine effiziente Auftragserfassung samt nachfolgender Abwicklung leisten die in den Grunddaten (z.B. Lieferbedingungen, Umsatzsteuertabelle, …) und in  den Stammdaten (Kunden- und Artikelstamm, …) enthaltenen Steuerungsinformationen.

In dieser Stammdatei werden sowohl für den Verkauf als auch für den Einkauf relevante Daten und Steuerungsinformationen gespeichert. proMO kennt folgende Artikeltypen:

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Hier ist besonders bei einem Versandhandelsunternehmen „gute Pflege“ angesagt. Zum einen werden im Kundenstamm die für die Auftragsabwicklung relevanten Informationen gespeichert, zum anderen sind in dieser Stammdatei die erforderlichen Daten für zukünftige Marketingaktionen enthalten.

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Im Versandhandel kennt man verschiedene Formen der Auftragsannahme bzw. Auftragserfassung mit unterschiedlichen Anforderungen. Bei der telefonischen Bestellannahme ist die Auskunftsbereitschaft (Ist der Artikel ab Lager lieferbar? Wann trifft dieser Artikel vom Vorlieferanten ein?) von elementarer Bedeutung. Die Erfassung schriftlicher Bestel­lungen Ihrer Kunden sollte schnell durchgeführt werden können.

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